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2018-06-27 10:17:26
业务差旅费审计要点
业务差旅费审计要点

  最近复审业务部门的几份业务费和差旅费,遇到一些问题,总结一点方法,写出来与大家分享,希望有所借鉴。

  一.基本情况概述

  公司业务人员手机都开通了GPS,差旅费按照级别职位和城市不同按标准报销,业务费则是分市场总额包干据实结算,各部门设有费用登记台账,先请示后执行,各级按照《费用管理规定》履行,审批和监督。

  二.审核过程归纳

  1.票据按时间排列。差旅费主要是汽车票,火车票,出租车票和住勤补助等;业务费主要是餐饮住宿和购物发票,差旅费和业务费按照时间顺序排列,这个一般在费用报销黏贴时就要求过,重点审核更要如此排列,目的是为了理顺便于排查。

  2.GPS信息要对应。根据票据时间顺序,对应的查证GPS信息,是否时间和地点与票据时间和地点吻合,据以排除票据和实际不符的情形,这是最基本的核对,也是最重要的督查。

  3.支付信息要完备。不能仅凭发票作为支付凭据,还要看银行支付信息,微信或支付宝信息,现金的也要有现金收据,或者现金收讫的确认。原则上不允许现金支付,尤其是现代科技,微信和支付宝凭据很好获取。

  4.必要时现场核查。有些费用异常的,可以组织人去现场核查,包括验证支付手段的真实性,票据,实物和GPS信息的吻合度等,延伸审计会有更佳的效果,更强的效力。

  三.审核发现问题:

  1.存在住勤补助未扣除现象。公司要求,业务费中有餐饮支出的,在报销住勤补助时要扣除,可是有些业务员因为二者报销有时间差,或者是不同人合并交叉操作,存在取巧不扣除现象。

  2.车票之间的搭接逻辑不符。有些汽车票和出租车票,在与GPS核对时,发现地点不符或者时间矛盾,这也是审核票据真伪关注的重点。还有一种是连号票,尤其是地铁和公交票,乘客可以随便获取,有些人就钻空子多取。

  3.发票核验支付和GPS不符。有些发票开具单位和支付对象不是一个名称,甚至不是一个地方,发票、支付和GPS信息不符,经不起时间和逻辑的推敲。

  4.迟出早归存在不满勤现象。业务员出差比较多,出发和回来的时间难免有宽松和拖延,有些很宽松。通过GPS定位来监督业务人员是否存在出不满勤的现象,有些人会钻这种空子,需要强化监管捍卫公平。

  5.超出定额费用他人给代报。各市场限定了总额,有些业务员将超出部分由管理人员代报,而不是按照审批权限报批,这些在票据信息和GPS信息核对时能发现问题,需要引起关注避免失控。

  三.复审感悟认识

  差旅费和业务费是小事,也是大事,是训练团队诚实的重要阵地。因为利益和机会,有人难免会动心,而监管者是否认真严谨,将对规范和理顺起到至关重要的作用。当你深入进去会发现,事物没有什么复杂的,全在认真二字。把规则设置好,把要求细化好,把可能的漏洞堵塞,然后认真落实监督执行。一旦人们发现犯错的成本很高,得手的概率很低,也就打消了取巧的念头,万不可轻视了费用监管,它侵蚀的是团队的精神健康。


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